Kjøller: specialeskrivere à resumé

 

 

[senest opdateret d. 7/9 02]

 

Beskrivelse af speciale i faget Dansk

 

Forfatter:     Rikke Lauritzen

 

Titel:       Kommunikation i den digitale forvaltning. En undersøgelse af de interne faktorers betydning for SUstyrelsens eksterne kommunikation

 

Omfang:  79 s. Hertil 2 ½ s. resumé på engelsk og 8 bilag på samlet 10 s.

 

Indleveret d. 7. juni 2002

 

Vejleder: Klaus Kjøller

 

Formålet er

 

1)  at undersøge  SUstyrelsens eksterne (til dels også interne) kommunikation og dennes afhængighed af kulturen i organisationen.

2)  at beskrive og analysere et kommunikationsprojekt som specialeskriveren lavede for SUstyrelsens Informationsafdeling. Projektets formål var at tilpasse styrelsens vejledningsmateriale til det nye selvbetjeningssystem via nettet.

 

Formålet afspejles klart i specialets opbygning som falder i to hoveddele: SUstyrelsen som organisation og SUstyrelsens digitale kommunikation. Med referencer til Schein Organisation og ledelse (1994) som suppleres med Schultz Kultur i organisationer (1995), præsenteres organisationen, og ordnes en lang række iagttagelser og erfaringer som specialeskriveren, RL, har gjort under sine i alt ca. 5 års ansættelse i organisationen. De grundlæggende antagelser som afdækkes, viser en organisation som ikke rigtigt hænger sammen. Juristerne har en særlig stærk position når tekster skal godkendes, brugerne (de studerende) er utaknemmelige, cheferne har den holdning at det ikke er umagen værd at kæmpe noget igennem, kollegerne føler ikke noget ansvar for hinandens arbejde, og der er en udbredt plejer-mentalitet. RL foreslår en samlet kur som skal bringe grundantagelserne mere i overensstemmelse med skueværdierne: Kendskab til andre kontorers og kollegers arbejde bør opprioriteres. Det kan bl.a. ske ved at ledelsen ændrer adfærd: Den enkelte kontorchef skal i ord og gerning signalere at de andre afdelingers arbejdsopgaver er lige så vigtige og en del af samme projekt som afdelingens egne opgaver.

     Organisationsanalysen fokuserer derefter på Informationsafdelingen. Det vises bl.a. hvorledes de forskellige grundantagelser manifesterer sig i forhold til afdelingen som af de andre kontorer opfattes som et fremmedelement: noget nyt der blev hentet ind udefra for at ordne det vi ikke selv kunne, en afdeling som vil ændre eller fjerne alt det vi kender. Disse holdninger fremkalder så en modholdning i Informationsafdelingen: de andre vil med garanti modarbejde vores ideer.

     Det projekt som RL udførte, bestod i at forbedre regelvejledningen på styrelsens netsted, www.su.dk, i forbindelse med overgang til brugernes selvbetjening. Det var RLs egen idé at benytte dette som anledning til en gennemgribende revision af de eksisterende tekster som hverken var målrettet brugere eller indeholdt alle relevante informationer. Det var galt med navigationen, indholdet, strukturen og den sproglige formidling. Ud over sin fagkyndighed havde RL som baggrund for arbejdet 4 års ansættelse som studentermedhjælp i ”telefonslusen” som modtager henvendelser og spørgsmål fra brugerne. De konkrete erfaringer med brugerbehov fører til at RL bryder med normal praksis i styrelsen og selv skriver koncepterne til netstedets regeltekster og siden indhenter kommentarer fra juristerne. Gennem en række konkrete eksempler illustreres det hvorledes hun arbejdede med at udvikle netstedet og forhandle ændringer igennem.

     I konklusionen sammenfattes årsagerne til at projektet lykkedes: 1) RL kom ude- eller nedefra og var derfor ikke involveret så stærkt i hæmmende grundantagelser om hvad der kunne lade sig gøre, 2) RLs autoritet som sproglig rådgiver i form af at kende regler og have et fagsprog om sprog, 3) RLs indgående kendskab til målgruppen, 4) krav om ændring udefra (selvbetjeningsprojektet) og 5) RLs kulturanalyse som dels gjorde den modstand hun mødte, forståelig, dels leverede argumenter og strategi til at forhandle løsninger igennem.

 

kkj@hum.ku.dk